Président
Responsabilité générale
Diriger et guider le comité, en veillant à ce que tous les aspects de la planification soient
couverts.
Tâches
1. Présider les réunions, établir les ordres du jour et veiller à ce que les discussions
soient productives.
2. Coordonner l’ensemble de la planification de l’événement et déléguer des tâches
aux membres du comité.
3. Assurer la liaison avec les entités externes et les parties prenantes.
4. Superviser le budget et la planification financière de l’événement.
5. Veiller à ce que la vision et les objectifs de l’événement soient conformes aux
intérêts de la communauté des photographes militaires.
Vice-président
Responsabilité générale
Assiste le président et le remplace en cas d'absence.
Tâches
1. Soutenir le président dans toutes ses fonctions.
2. Assurer la coordination avec les autres membres du comité pour veiller à ce que
les tâches progressent.
3. Assumer des tâches spécifiques ou des domaines de planification désignés par le
président.
4. Contribuer à la résolution des problèmes et à la prise de décision.
Secrétaire
Responsabilité générale
Gérer toutes les tâches administratives et de bureau.
Tâches
1. Rédiger des procès-verbaux précis de toutes les réunions.
2. Gérer la correspondance et les communications pour le comité.
3. Conserver les dossiers et les documents relatifs à l’organisation de l’événement.
4. Aider à programmer les réunions et à envoyer des rappels aux membres du
comité.
Coordinateur des commanditaires
Responsabilité générale
Gérer les commandites et les possibilités de financement.
Tâches
1. Identifier et approcher les commanditaires potentiels.
2. Élaborer des dossiers de commandites et négocier des accords.
3. Entretenir les relations avec les commanditaires et veiller à ce que leurs besoins
soient satisfaits.
4. Assurer le suivi des fonds de commandites et en rendre compte au comité.
Planification des événements
Responsabilité générale
Superviser les aspects logistiques de l'événement.
Tâches
1. Planifier et organiser les activités de l'événement, y compris l'accueil, les activités et le dîner officiel.
2. Coordonner les dispositions relatives au lieu, à la restauration et à l'équipement.
3. Gérer le calendrier de l'événement et veiller à son bon déroulement.
4. Assurer la liaison avec les vendeurs et les prestataires de services.
Communication
Responsabilité générale
Gérer l’ensemble des communications internes et externes.
Tâches
1. Élaborer et mettre en œuvre un plan de communication.
2. Identifie et collabore avec le graphiste, le webmaster et les photographes/vidéographes pour produire les produits promotionnels nécessaires au soutien du plan de communication.
3. Travailler avec le webmaster pour gérer la présence en ligne, développer le
contenu et promouvoir l’événement.
4. Créer et distribuer des documents relatifs à l’événement, tels que des bulletins
d’information, des courriels et des messages sur les médias sociaux.
5. Servir de point de contact pour les demandes de renseignements des médias.
Historien
Responsabilité générale
Documenter l’événement et conserver les archives historiques de la communauté
photographique militaire.
Tâches
1. Compiler et conserver les documents relatifs à l’événement et à l’histoire de la
photographie militaire, y compris les photographies et les vidéos.
2. Soutenir le planificateur de l’événement dans le développement des éléments du
musée lors de la rencontre et de l’accueil.
3. Créer un rapport ou des archives postérieures à l’événement qui en saisissent
l’essence et les points forts.
4. Collaborer avec des photographes militaires anciens et actuels afin de recueillir
des informations et des documents historiques.
5. Soutenir la communication dans le développement d’articles d’intérêt pour aider
à promouvoir la communauté.
Webmaster
Responsabilité générale
Gérer et maintenir la présence en ligne de l’événement.
Tâches
1. Développer et maintenir le site web de l’événement, en veillant à ce qu’il soit convivial, à jour et informatif.
2. Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de communication pour intégrer
le contenu promotionnel et les mises à jour sur le site web et les médias sociaux.
3. Veiller à ce que la fonctionnalité d’inscription en ligne soit efficace et sécurisée.
4. Contrôler le trafic sur le site web et fournir des rapports d’analyse au comité.
5. Traiter les questions techniques liées au site web, y compris le dépannage et la
liaison avec les services d’hébergement.
6. Optimiser le site web pour les moteurs de recherche afin d’améliorer la visibilité.
7. Veiller à ce que le site web soit conforme